Päivitetty 9.1.2023

1. Rekisterinpitäjä
Aresman Oy, aputoiminimi Arespartners
Y-tunnus: 1794161-6
Teknobulevardi 3-5, G
01540 Vantaa
P. 09 4257 9880
hallinto@arespartners.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Jarmo Virtanen, seniorikonsultti, partneri
Gsm 040 560 9585
jarmo.virtanen@arespartners.fi

3. Rekisterin nimi
Työnhakijarekisteri; rekisterinpitäjän ja luonnollisen henkilön väliseen työllistymispalveluun perustuva työnhakijoiden (rekisteröity) tietoja sisältävä rekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste
Arespartnersin keräämien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on saattaa yhteen oikeat ihmiset ja organisaatiot sekä kehittää heitä tekemään tulosta ja menestymään yhdessä.

Tämä tarkoittaa Arespartnersin ja työnhakijan välisen asiakassuhteen luomista, hallinnointia ja ylläpitoa. Käytännön esimerkkejä käsittelytoimista ovat esimerkiksi yhteydenpito (potentiaalisen) työnhakijan kanssa, haastattelut, henkilö- ja soveltuvuusarvioinnit sekä hakijatyytyväisyyden mittaaminen. Arespartners voi myös ilmoittaa työnhakijalle avoimista työpaikoista hänen niin toivoessaan.

Henkilötietojen käsittely perustuu julkisessa ja avoimessa haussa työnhakijan suostumukseen eli työnhakijan omaan aktiivisuuteen ja omien tietojen tallentamiseen Arespartnersin sähköiseen kanavaan hänen omasta aloitteestaan.

Suorahaun osalta tietojen käsittely pohjautuu Arespartnersin oikeutettuun etuun, kun Arespartners toimeksiannon perusteella kerää ja käsittelee työtehtävän täyttämiseen tarvittavia välttämättömiä henkilötietoja.

Suorahakua varten hakijoiden tietoja kerätään muun muassa julkisista tietolähteistä, joista löytyy ammattitaitoon, koulutukseen ja kokemukseen liittyviä tietoja sekä erilaisista verkossa olevista palveluista, joiden tarkoituksena on nimenomaan oman ammatillisen osaamisen esille tuominen. Näin ollen voidaan katsoa, että henkilötietojen kerääminen näistä palveluista tai lähteistä ei ole ristiriidassa tässä tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn kanssa ja henkilö
on tietoisesti saattanut julkiseksi tai nimenomaan halunnut saattaa itseään koskevat tiedot saataville liittyen erilaisiin rekrytointitilanteisiin.

Henkilötietoja voidaan käyttää myös profilointitarkoituksiin. Suorahauissa arvioidaan ehdokkaan soveltuvuutta tehtävään saatujen ja kerättyjen henkilötietojen perusteella. Profilointi tapahtuu aina konsultin toimesta eikä sitä tehdä pelkästään automaattisia käsittelykeinoja hyödyntäen.

Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa rekisterinpitäjän ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

Arespartners voi oikeutettuun etuun perustuen käyttää henkilötietoja myös analytiikkaan ja sisäisten raporttien koostamista varten ymmärtääkseen asiakkaitaan paremmin sekä kehittääkseen ja johtaakseen toimintaansa.  Lisäksi
henkilötietoja voidaan käsitellä lakisääteisten oikeuksien ja velvoitteiden täyttämiseksi sekä oikeuksien suojelemiseksi ja toiminnan vaatimuksenmukaisuuden osoittamiseksi.

5. Rekisterin tietosisältö
Hakijoista käsitellään pääsääntöisesti seuraavia tietoja:

·       henkilön perustiedot (nimi, syntymäaika, yhteystiedot)

·       tiedot koulutuksesta, työkokemuksesta ja osaamisesta

·       mahdollinen työhakemus, ansioluettelo, valokuva, työ- ja opiskelutodistukset

·       työnhakijan työnhakua koskevat tiedot

·       henkilö- ja soveltuvuusarviointeihin liittyvät tiedot

·       mahdollisesti hankittavat henkilöluottotiedot

·       henkilön tallentama video

·       rekrytointiprosessiin liittyvät tiedot, kuten tiedot ehdokkaan etenemisestä valintaprosessin eri vaiheissa sekä mahdollinen syy prosessin keskeytymiseen

·       erikseen määritellyt muut mahdolliset työsuhdetta koskevat tiedot, kuten esimerkiksi irtisanomisaika, palkkaus, kilpailukielto, työntekovälineet

·       vastaukset tyytyväisyys- ja palautekyselyihin

·       mahdolliset muut tiedot, joita henkilö on itse toimittanut Arespartnersille eri yhteyksissä, kuten nettilomakkeen tai sähköpostin välityksellä.

6. Henkilötietojen säilytysaika
Arespartners säilyttää henkilötietoja enintään kaksi (2) vuotta hakemustietojen viimeisimmästä päivityksestä. Hakija voi tosin, milloin tahansa, pyytää kaikkien tietojensa poistamista Arespartnersin rekistereistä.

7. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot työnhakijoista sekä julkisen että avoimen haun osalta kerätään hakijalta hänen omasta aloitteestaan ja suostumuksella. 

Suorahaun osalta kerätään toimeksiannon perusteella työtehtävän täyttämiseen tarvittavia välttämättömiä henkilötietoja käyttäen julkisia tietolähteitä (mm. sosiaalista mediaa, media-arkistoja, matrikkeleita, yliopistojen ja korkeakoulujen tutkintotietokantoja, sähköistä puhelinluetteloa ja muita tietokantoja) sekä Arespartnersin omia että muita rekistereitä, joihin työnhakijat ovat antaneet tai itse tallentaneet työnhakutarkoitusta varten omat
ansioluettelonsa/tietonsa.

Tällaisia rekistereitä ovat esimerkiksi Arespartnersin käytössä oleva rekrytointikanta Teamtailor, Joblyn cv-tietokanta, Linkedin (some), Melinda (tutkintotietokanta), Diplomi-insinöörit ja arkkitehdit (matrikkeli), 16100.fi (puhelinnumerot), VRK (osoitetiedot), Fonecta Kohdistamiskone B2B (Yritystiedot), HS.fi (online-uutiset).

Muita tietolähteitä voivat olla esimerkiksi Arespartnersin toimeksiantajayritykset sekä suosituksia antavat henkilöt. Näissä tapauksissa henkilötietoja tallennetaan työnhakijarekisteriin ainoastaan, kun hakija on antanut siihen suostumuksensa.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajien ryhmät
Rekisteröityjen työnhakijoiden henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta ulkopuolisille ilman rekisteröidyn suostumusta. Henkilötietoja luovutetaan vain Arespartnersin toimeksiantajalle heidän rekrytoinnista vastaavalle henkilölle /
vastaaville henkilöille.

Arespartners voi kuitenkin luovuttaa henkilötietoja kolmansille, kuten viranomaisille, oikeudellisille neuvonantajille tai muille vastaaville toimijoille lakisääteiseen velvoitteiseen tai oikeutettuun etuunsa perustuen suojatakseen oikeuksiaan asianmukaisesti.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja käsitellään lähtökohtaisesti Euroopan unionin (EU) ja Euroopan talousalueen (ETA) sisällä. Siltä osin, kuin palveluntarjoajamme sijaitsevat tai heillä voi olla pääsy henkilötietoihin EU:n tai ETA:n ulkopuolelta, varmistamme, että henkilötietoja siirretään vain maihin, joiden Euroopan komissio on päätöksellään arvioinut tarjoavan riittävän tietosuojatason tai että kansainvälinen tiedonsiirto tapahtuu lainsäädännön sallimia asianmukaisia suojatoimia, kuten Euroopan komission mallisopimuslausekkeita noudattaen.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Työnhakijarekisteriin sisältyvät henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Arespartners vastaa siitä, että työnhakijoiden henkilötietoja ei pidetä asiattomien henkilöiden saatavilla. Arespartnersin toimihenkilöt ovat allekirjoittaneet työtehtävien käsittelystä ja hoitamisesta salassapitosopimuksen.

Manuaalinen aineisto
Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa. Säilytystiloihin on pääsy ainoastaan Arespartnersin toimihenkilöillä kussakin Arespartnersin toimipisteessä.

Sähköisesti käsiteltävät tiedot
Tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muiden asianmukaisten teknisten toimenpiteiden avulla. Verkkosivustolla tietoja suojataan SSL suojatulla yhteydellä.

Sähköiset rekisterit on suojattu palomuurein, käyttöjärjestelmän suojausohjelmistoin, Arespartnersin toimihenkilöiden henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin sekä muilla toimialalla yleisesti hyväksytyin tietoturvan teknisin keinoin.

Arespartnersin IT-palveluntarjoajilla on osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella pääsy rekistereihin siinä määrin, kuin se ylläpito- ja huoltotehtävien hoitamiseksi on tarpeellista. Lisäksi Arespartners edellyttää kaikilta
käyttämiltään palveluntarjoajilta sopimusta, missä määritellään luottamuksellisuus, asianmukainen tietoturva, vaitiolovelvollisuus sekä sitoutuminen tietosuojalainsäädännön mukaisiin periaatteisiin.

Tiedonsiirrossa käytetään enterprise-tason tietoturvaohjelmistoja ja suojattuja yhteyksiä ja sovelluksia.

Yllä esitettyjen toimien tarkoituksena on turvata rekisterissä säilytettävien henkilötietojen luottamuksellisuus, tietojen saatavuus ja eheys sekä rekisteröityjen oikeuksien toteutuminen.

11. Automaattinen päätöksenteko
Henkilötietoja ei käytetä sellaiseen automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia rekisteröidyille.

12. Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. 

Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 15 mukaisesi. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä.
Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

13. Rekisteröidyn oikeus vastustaa suoramarkkinointia
Rekisteröity voi antaa Rekisterinpitäjälle suoramarkkinointia koskevia suostumuksia tai kieltoja kanavakohtaisesti mukaan lukien suoramarkkinointitarkoituksiin tapahtuva profilointi.

14.Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tässä tietosuojaselosteessa annettujen ohjeiden mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
Siltä osin kuin rekisteröity voi toimia itse, hänen on ilman aiheetonta viivytystä, saatuaan tiedon virheestä tai, virheen itse havaittuaan, oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, rekisterin tarkoituksen vastainen, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto. Siltä osin kuin rekisteröity ei pysty korjaamaan tai poistamaan tietoja itse, pyyntö tehdään tämän tietosuojaselosteen kohdan 15 mukaisesti. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Suomessa toimivaltainen viranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Muut oikeudet 
Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle tämän tietosuojaselosteen kohdan 15 mukaisesti.

15. Yhteydenotot
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulisi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään osoitteeseen tietosuoja@arespartners.fi tai
Arespartners
Teknobulevardi 3-5, G
01530 Vantaa
p. 09 4257 9880

Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskevat tiedot koneluettavassa muodossa. Tiedot voidaan lähettää väestötietojärjestelmästä löytyvään osoitteeseen kirjeellä tai rekisteröity voi noutaa tiedot Arespartnersin toimistolta henkilökohtaisesti (henkilöllisyystodistus esitettävä).